CRM PERSONALIZADO ESCALA A LO LARGO DE LA EVOLUCIÓN RÁPIDA DEL GRUPO IMPRINT

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GRUPO IMPRINT | NO SU USUAL EMPRESA DE GESTIÓN DE EVENTOS

Si bien la mayoría de las empresas se limitan a una faceta del proceso de gestión de eventos, Imprint Group desafía la infraestructura convencional. Unen todas las dimensiones del proceso proporcionando un servicio de planificación de eventos todo incluido, dedicado a satisfacer todas las demandas de sus socios y clientes. Al eliminar la necesidad de compartimentar el proyecto y subcontratar varios componentes de producción a diferentes proveedores, Imprint Group presenta servicios únicos de los que sus clientes no pueden obtener lo suficiente.

Imprint Group no solo cuenta con un sólido equipo de expertos en gestión de destinos y planificación de eventos, sino que también se ocupa de los aspectos de entretenimiento, creación de marca creativa y producción de un evento que la mayoría de las empresas de gestión de eventos no alcanzan. El Grupo Imprint se enfoca en los detalles más pequeños, reuniendo muchas partes móviles para forjar una experiencia inolvidable para sus clientes.

Chetu conoció a Nicole Marsh, propietaria del Grupo Imprint, en IMEX a mediados de octubre de 2017. El Grupo Imprint buscaba una nueva solución para la Gestión de la Relación con el Cliente (CRM) que pudiera escalar a lo largo de su expansión y desplegarse sin problemas en múltiples ubicaciones.

Nicole estaba considerando soluciones CRM tanto estándar como personalizadas, configuradas para ubicar un sistema CRM que funcionaría de manera cohesiva con su entorno preexistente. El único problema: Imprint Group opera en un clima muy específico que ninguna solución estándar podría acomodar. Su CRM heredado no tenía el ancho de banda para admitir la adición de ubicaciones adicionales en Orlando, FL y Las Vegas, NV, y el equipo tenía una funcionalidad limitada.

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EL DEBATE: CRM PERSONALIZADO VERSUS YA HECHOS

Los CRM personalizados se encuentran a menudo con escepticismo; es fácil descartarlos como innecesarios sin la investigación adecuada y las comparaciones lado a lado. Contrariamente a la creencia popular, puede diseñar un CRM personalizado para el contexto de su negocio por un costo menor que el de reorganizar una opción comercial. Los kits de herramientas de CRM populares como Salesforce son más caros y, en última instancia, mucho menos relevantes para las necesidades individuales. Después de considerar ambas opciones, Imprint Group avanzó con el desarrollo personalizado de CRM de Chetu.

Necesitábamos diseñar una aplicación web ASP.NET MVC con la base de datos del servidor SQL en el servidor. El Grupo Imprint estaba usando una aplicación basada en Microsoft Access para administrar todas sus disciplinas (producción, personal, tiempo, proveedores, administración de destinos). Después de maximizar su ancho de banda, Imprint Group sufrió una serie de limitaciones que impactaron negativamente en su trabajo y los colocaron en un déficit de datos.

Nuestro objetivo fue recrear su aplicación preexistente en una aplicación web donde los administradores automatizarían la administración y el ingreso de datos, yendo más allá de las funciones tradicionales de un CRM para abordar las necesidades de planificación de eventos que son exclusivas de su industria. Nuestro primer proyecto con Imprint Group representó un punto de partida para ellos, una solución que podrían evolucionar con el tiempo y crecer con futuras integraciones. Esencialmente, estamos unificando sistemas dispares al poner a todos los sistemas bajo un paraguas singular.

VAMOS MÁS ALLÁ DE LOS INMUEBLES CONVENCIONALES CON ESTRUCTURA MODULAR

Chetu creó la aplicación MVC con un patrón de repositorio. Programamos la aplicación utilizando un mecanismo de inicio de sesión bilateral, donde el Administrador y los Usuarios individuales pueden iniciar sesión y ver una serie de módulos que el Grupo de Impresión describió antes del inicio.

Cada administrador puede registrar al usuario, y el usuario puede agregar su cuenta utilizando un mecanismo Crear cuenta. El administrador administra el Personal de la Oficina de Imprenta, así como la información específica del cliente relacionada con cada uno de sus proyectos. Tanto el administrador como los usuarios pueden ver los diferentes espacios y ubicaciones de eventos, filtrando los resultados utilizando una serie de especificaciones. El administrador establece las notificaciones y las envía a usuarios individuales para ayudar a Imprint Group a seguir el ritmo de las tareas inminentes. Estas notificaciones también se muestran en un panel, entre otros detalles relevantes, como clientes recientes, programas, informes y elementos de acción.

La aplicación web va más allá de su compilación CRM estándar utilizando un formato modular para Cuentas, Programas, Proveedores, Personal e Informes.

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TRANSICIONES DE PROYECTOS DE CRM PERSONALIZADAS A ASOCIACIONES A LARGO PLAZO

Durante la fase de desarrollo, nuestros ingenieros aprovecharon las siguientes tecnologías:

  • SO: Windows 8.1
  • Versión de IIS: 7.0
  • Versión de Visual Studio: 2017, Framework 4.6
  • Idiomae: MVC5
  • Base de Datos: SQL Server 2016

Cuando se intercambia un sistema por un sistema nuevo, hay un elemento que aparece inevitablemente en la hoja de ruta de desarrollo: una migración que transita los registros antiguos del sistema heredado al sistema nuevo. Si hay obstáculos, a menudo ocurren durante la migración. Sin embargo, nuestro modelo de comunicación evita estas preocupaciones con total

Le preguntamos a Nicole Marsh, propietaria de The Imprint Group, si había algo que cambiaría sobre el proceso de desarrollo. Ella respondió que no hay nada que cambiaría sobre su equipo de desarrollo de Chetu. A pesar de que en las etapas iniciales de nuestra relación, el Grupo de Impronta se mostró escéptico con el modelo en el extranjero, "funcionó extremadamente bien y el déficit de zona horaria está realmente de nuestro lado". El grupo de imprenta envía ediciones y preocupaciones durante su días hábiles, y nuestro equipo de desarrollo los aborda de inmediato, y se solucionan para cuando llegan a la mañana siguiente.

Al realizar reuniones semanales, nuestro equipo de desarrollo pudo asimilarse a la infraestructura nativa del Grupo Imprint y crear una solución CRM personalizada que se integra perfectamente con sus flujos de trabajo.

Tomaron los detalles que les dimos y corrieron con ellos. Abordaron nuestras inquietudes con prontitud a lo largo del proyecto, abiertas a detalles de retoque donde sea que indiquemos.

Nicole Marsh,
Propietaria en el Grupo de Imprenta

El software final personalizado de CRM incluía las siguientes funcionalidades ...

  • Funcionalidad de Inicio de Sesión: tenemos dos usuarios que inician sesión en la aplicación. El primero es el administrador, que es responsable de crear nuevos usuarios. Después de registrar un nuevo usuario, el sistema envía un correo electrónico al usuario que contiene las credenciales de inicio de sesión. El segundo es un usuario registrado que solo puede ver su información. Después de iniciar sesión pueden ver la lista de notificaciones de los próximos eventos.
  • Pantalla del Tablero: muestra enlaces a todos los diferentes módulos relevantes para el usuario.
  • Página de Cuentas o Formulario de Información del Cliente: podemos crear nuevas cuentas y hemos establecido un nombre de grupo que refleja el nombre de la cuenta. Desde el perfil del grupo, seleccionamos Tipo e Industria en la sección de información del archivo donde tenemos el programa Fecha de inicio y Fecha de finalización. En la sección de contacto con el cliente, tenemos la opción de seleccionar servicios como DMC, Agencia y Producción y entretenimiento, que también forman parte del módulo del programa.
  • Página de Programas:: podemos crear un evento para una fecha y hora específicas.
  • Proveedores / Personal: podemos agregar información para cada proveedor / personal (actualmente se encuentra en Información de recursos).
  • Informes: crearemos diferentes tipos de informes, agregando información por ubicación, calendario de producción, detalles específicos de las ventas y datos de fuentes principales.

Imprint Group ha implementado con éxito su nueva solución en todas sus ubicaciones y se ha convertido en una parte integral de su día a día. Si bien comenzaron con dos desarrolladores para acelerar el proyecto y llevar al mercado su CRM finalizado en mayo, por el momento se han reducido a un solo desarrollador. Después de trabajar en colaboración con Chetu, el Grupo Imprint espera conservar su equipo de proyecto original para todos los proyectos futuros.

El Grupo Imprint sigue evolucionando y tienen grandes planes para el futuro. Sí, con un CRM Imprint Group personalizado pudo vencer sus problemas de escalabilidad, pero también recibieron una solución que poseían, IP que podrían monetizar más adelante. Pronto, comenzarán a etiquetar sus soluciones CRM personalizadas, desmantelando el resto de sus silos de software y llevando todas las funcionalidades a una plataforma unificada. Estos planes incluyen módulos de gestión del tiempo, módulos de contabilidad de terceros, programa de personal / proveedores y mecanismo de inicio / registro de clientes.

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