Hombre de negocios usando el software de gestión de eventos en una sala de conferencias completa para mejorar la eficiencia del evento.
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Actualice el software de gestión de eventos con aplicaciones modernas

Escrito por Tyler Boykin y Seth Burger Al corriente agosto 25, 2017 por Carolina
Tyler boykin

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Con los años, las empresas han empleado soluciones tecnológicas prometedoras para mantenerse al día con el panorama siempre cambiante de reuniones y planificación de eventos. Los planificadores generalmente confían en estas nuevas herramientas para organizar y mejorar eventos para brindar un valor adicional a los clientes existentes y atraer a nuevos expositores y asistentes.

Propietarios de software que brindan soluciones de reuniones y eventos Por lo tanto, debe garantizar que sus sistemas de gestión de eventos se puedan integrar con características y herramientas de vanguardia. En algunos casos, los propietarios crearán aplicaciones separadas y al mismo tiempo proporcionarán tecnologías contemporáneas.

Los jugadores de nicho pueden utilizar las últimas tendencias de la industria en eventos virtuales, aplicaciones móviles, tecnología basada en la ubicación e inteligencia empresarial para ganar cuota de mercado con éxito al proporcionar un software único que la industria de reuniones y eventos necesita.


EVENTOS VIRTUALES

Los hoteles y centros de convenciones en la actualidad están viendo un aumento en la demanda de eventos más elaborados, exposiciones y ferias comerciales. Sin embargo, los organizadores de eventos y reuniones se enfrentan a una mayor dificultad para negociar lugares a precios más bajos, lo que ha llevado a los planificadores a explorar herramientas de colaboración en línea incluyendo software para albergar reuniones y sesiones en vivo, interactivas y virtuales.

Los eventos virtuales reducen los costos de viaje y alojamiento para los asistentes y expositores. Los eventos virtuales utilizan capacidades web para organizar reuniones en un entorno digital mediante la construcción de stands digitalizados para expositores y avatares para representar tanto al personal del stand como a los asistentes.

Sin la necesidad de una presencia física, las reuniones digitales pueden llegar a audiencias más amplias y están limitadas solo por el ancho de banda en lugar de las restricciones de la sede física. En algunos casos, los planificadores de eventos usan un enfoque híbrido que incorpora tanto la sede física como un lugar virtual para expandir el alcance del evento y brindar a los asistentes opciones adicionales para asistir, especialmente si la ubicación física del evento está agotada.

Desde la perspectiva del software, es importante facilitar la creación de un entorno 3 D donde los avatares puedan interactuar entre sí de forma similar a como lo harían en un evento físico. La plataforma de comunicación debe ser sólida y confiable, unificar los mensajes, las videoconferencias, el chat en vivo y el intercambio de datos entre los asistentes. Una característica adicional para incorporar en este tipo de plataforma es la capacidad de permitir a los expositores personalizar sus stands virtuales con elementos que son similares a los que colocarían en un stand físico. La capacidad multiplataforma es primordial para la accesibilidad, aunque este requisito se puede acomodar creando el entorno virtual en una plataforma en la nube que sea accesible independientemente del dispositivo o la plataforma operativa.


Aplicaciones móviles personalizadas para eventos

La ubicuidad de los teléfonos inteligentes presenta una gran oportunidad para que los planificadores de eventos hagan uso de aplicaciones móviles y sitios web móviles para simplificar las funciones internas y facilitar la participación de los asistentes. Las aplicaciones móviles de eventos pueden reducir el papel y el tiempo al ofrecer contenido como programas, agendas, listas de expositores y material de comentarios en un formato digital. Las aplicaciones también sirven como una forma de hacer que los invitados se involucren más en las redes sociales, ya que facilitan la conexión de igual a igual y las oportunidades de establecer contactos.

Al desarrollar aplicaciones para dispositivos móviles, es imperativo programar aplicaciones web, nativas e híbridas para teléfonos inteligentes y tabletas para plataformas operativas populares, incluidas iOS , Androide , Windows y Blackberry. La creación de aplicaciones móviles multiplataforma también es una forma viable de reducir los gastos y reducir el tiempo de comercialización cuando se desarrollan aplicaciones complejas para múltiples sistemas operativos. Los desarrolladores pueden utilizar Xamarin y PhoneGap para crear aplicaciones multiplataforma de alto rendimiento que utilizan API nativas para crear interfaces de usuario (UI) y experiencias de usuario (UX) que son específicas de ciertos sistemas operativos.


Geofencing y Beaconing

Servicios basados ​​en la localización incluyendo la tecnología geofencing y beacon puede aumentar los ingresos, mejorar la experiencia de los asistentes y los expositores. Geofencing es una tecnología que permite enviar mensajes contextuales a los usuarios dentro de un límite externo determinado. Cuando se cruza la barrera virtual, el contenido se entrega al usuario a través de los servicios de mensajería. Geofencing se ocupa principalmente de los límites externos y se complementa con servicios de proximidad llamados balizas. Beaconing utiliza tecnología de hardware Bluetooth para enviar información a un dispositivo cuando un asistente está cerca. Geofencing puede proporcionar un proceso simplificado de check-in. El emparejamiento de herramientas de ubicación con módulos de retroalimentación le permite enviar preguntas de sondeo oportunas y relevantes para obtener datos precisos. Beaconing se puede utilizar para buscar y proporcionar a los asistentes la información pertinente sobre stands y seminarios. El uso de servicios basados ​​en la ubicación permite a los planificadores promover y brindar información de forma instantánea.

Los servicios basados ​​en la ubicación deberían integrarse con la aplicación móvil general de reuniones y eventos. Al desarrollar una aplicación que utiliza geofencing, es imperativo que se reconozca la ubicación del usuario. A través de una programación específica, la aplicación debe determinar la ubicación GPS del usuario mediante coordenadas geográficas. La interconexión de una API de ubicación permite a los usuarios definir sus límites específicos a través de una interfaz de usuario simple y navegable integrada con la API de Google Maps. La creación de un panel de administración para configurar las funciones de balizamiento y personalizar los mensajes contextuales también creará un sistema de balizamiento eficiente y fácil de usar. La codificación relevante debe implementarse para permitir que la aplicación se ejecute en segundo plano. Esta será la clave para habilitar las funciones mientras la aplicación no se abra activamente en el dispositivo del usuario.


Inteligencia de Negocio

Aprovechar la tecnología contemporánea en Big Data Business Intelligence siempre ha sido y seguirá siendo un aspecto importante de reuniones y eventos. La integración de toda la tecnología que facilita un evento que incluye eventos virtuales, uso de aplicaciones móviles y datos basados ​​en la ubicación con agregación de datos y data warehouses ayudar a los planificadores a mejorar las interacciones, el compromiso y la experiencia de los usuarios. Estas ideas ayudan a un planificador a detectar tendencias y agilizar los procesos internos.

Es imperativo ofrecer un sistema de almacenamiento de datos en el back-end del software de gestión de eventos y aplicaciones relacionadas. Las arquitecturas de almacenamiento extraen la información diversa de diversos medios, incluidas aplicaciones, eventos virtuales y sitios web, y la cargan en una base de datos. Una herramienta fundamental para cualquier Software BI es un generador de consultas para la creación de un proyecto de minería de datos. Al proporcionar una lista de todos los parámetros en función de las necesidades específicas de los usuarios y ofrecer una combinación de tiempo real y modo por lotes programado, la generación de informes es un componente clave. Para ver el material altamente sensible, será primordial tener un tablero de instrumentos de usuario fácil de usar. Ofrecer una solución rentable y eficiente para la inteligencia empresarial y la presentación de informes al ofrecer Software como servicio (SaaS) en la nube también mejorará la viabilidad del software.


Negante:

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