LAS 6 CARACTERÍSTICAS QUE TODO SISTEMA DE NÓMINA NECESITA

Nómina de sueldos. En las oficinas a nivel mundial, a menudo no es una palabra con una connotación positiva. Tanto es así que los departamentos de recursos humanos (RR. HH.) y los departamentos de nómina, en particular, temen el día en que se presenta los pagos de sueldos ya sea semanalmente, quincenal o mensualmente.

Afortunadamente, para casi todos los problemas administrativos, existe una solución de software y para transformar sus pesadillas administrativas relacionadas con la nómina, las empresas buscan el software de nómina ideal.

Aunque hay muchas opciones de software disponibles, no todas tienen las funcionalidades ideales relacionadas con la nómina que agilizan los diversos y variados procesos involucrados, especialmente porque la nómina no solo abarca los pagos sueldos. Desde la automatización de la administración de compensaciones hasta la gestión de impuestos sobre la nómina, hay una serie de características diferentes que el software de nómina debe tener que considerarse un sistema robusto y completo.

1. Automatización de la Administración de Compensación

Un sistema automatizado que se actualiza con los cambios en la compensación es una de las características más importantes de una solución de nómina completa. Después de todo, la idea detrás de la automatización es mejorar los procesos tediosos y que consumen mucho tiempo. De lo contrario, los departamentos de recursos humanos y nómina estarían felices realizando tareas con papel, bolígrafos y paredes interminables de archivadores.

Las características de automatización de la administración de compensaciones van mucho más allá de los conceptos básicos de la administración de nómina y salarios , desde la compensación del trabajador, bonos y ajustes por cambios en el salario mínimo o el costo de vida hasta la administración de cuentas de gastos flexibles (FSA), cuentas de ahorro médico (HSA) y acuerdos de reembolso médico (HRA).

Eliminando la necesidad de hacer un seguimiento manual de las licencias de los empleados a través de cadenas de correo electrónico y hojas de cálculo, el sistema notificará a los gerentes de recursos humanos cuando un empleado se vaya de vacaciones. Como hay muchos tipos de empleados (trabajadores asalariados, por hora y por contrato), hay diferentes maneras en que los salarios necesitan ser calculados (tipo de pago, frecuencia de pago, bonos, reembolsos, vacíos y deducciones). Todo esto se logra mediante características de automatización de administración de pago de salarios.

Esta característica no solo ahorra el tiempo de los departamentos de RRHH que normalmente se dedican a actualizar manualmente el salario bruto de los empleados o realizar cálculos, como cualquier buen software, sino que las funciones automatizadas también aumentan en gran medida la eficiencia y reducen los errores manuales.

2. Interoperabilidad con Otros Sistemas

Si no ha escuchado la noticia, déjeme ser el primero en decirle que las organizaciones no están interesadas en sistemas que no funcionen con las diversas herramientas y plataformas que utilizan regularmente. Los departamentos de nómina no deberían tener que usar y honestamente no estarían interesados en, sistemas que no consoliden todos los diferentes programas utilizados en procesos tan importantes como los involucrados en la nómina.

Especialmente relevante para las organizaciones que requieren un sistema de nómina complejo que pueda comunicarse con su software relacionado con recursos humanos (u otro igualmente importante), la interoperabilidad asegurará que diferentes aplicaciones, módulos y sistemas comuniquen y transfieran datos importantes que influyen en las decisiones.

Con un sistema de nómina que admita la integración, las organizaciones aprovecharán fácilmente el poder combinado de varios sistemas, como:

• Software de planificación de recursos empresariales (ERP) como SAP

• Sistemas de información de Recursos Humanos (HRIS)

• Herramientas de Inteligencia Empresarial (BI)

• Programa de Contabilidad

Y dado que no habrá que preocuparse por interfaces separadas, los sistemas integrados son un ahorro real de tiempo para el personal de TI de las empresas cuando llegue el momento de implementar cambios en la solución de software.

3. Informes de Nómina

Muchas empresas enfrentan el problema de no tener una forma eficaz de controlar las horas y los salarios de los empleados. Si bien contar una integración respaldada por el sistema de software de nómina es fantástico, ¿cuál es el punto si las organizaciones no pueden producir informes de nómina?

Con una función de informes de nómina, los sistemas de nómina recopilan información sobre presupuestos comerciales, impuestos, compensación de trabajadores y otros datos importantes. Los informes, generados a partir de su propia función de informes patentada o a través de herramientas de BI, proporcionan a las empresas una visión general de alto nivel de la información relacionada con la nómina, accesible a través de paneles de informes.

Particularmente útil para las pequeñas y medianas empresas, esta función les permite superar problemas relacionados con la falta de información sobre sus datos de nómina. Con herramientas de BI que recopilan datos históricos y en tiempo real, las organizaciones pueden identificar tendencias para la toma de decisiones futuras con respecto a la nómina.

Las herramientas de BI para la elaboración de informes de nómina son populares entre las empresas más grandes que supervisan un gran número de empleados y, por lo tanto, tienen un proceso de nómina extenso y complicado.

Automatizar estos procesos permite a las empresas de todos los tamaños estar al tanto de sus informes, ya sean subcontratados o completados internamente. También es útil para las organizaciones que estén interesadas en analizar sus gastos de nómina para compararlos con el flujo de caja.

4. Móvil y Autoservicio de Empleados

Los empleados deben tener fácil acceso a su información de compensación. Sin una forma de acceder a esta información, tienen que pasar por RRHH y esperar a que respondan. Esta falta de acceso hace que encontrar información salarial o actualizar información fiscal sea un proceso extenuante que se suma a la ya pesada carga de trabajo de recursos humanos.

Las capacidades de autoservicio para empleados (ESS), en cambio, brindan a los empleados acceso instantáneo a información sobre sus salarios y más sin la necesidad de pasar por Recursos Humanos. Con los portales móviles, los empleados pueden acceder a:

• Comprobantes de pago

• Saldos de tiempo remunerado (PTO)

• Formularios fiscales como W2 y 1099

Para las empresas con múltiples ubicaciones de oficinas, el ESS móvil que permite el acceso a información relacionada con la nómina es esencial, especialmente si RRHH está fuera de las instalaciones o (como se está volviendo más común) si los empleados de la empresa trabajan de forma remota. En lugar de obligar a RRHH a centrarse en las tareas administrativas, los empleados pueden actualizar la información de su nómina por su cuenta, como la dirección de su casa y la información bancaria desde cualquier lugar.

5. Transferencia Electrónica de Fondos (EFT)

Cuando se trata de cómo los empleados reciben su salario, nadie quiere llevar un cheque de papel al banco. Además del riesgo de perder dicho cheque o la posibilidad de fraude de cheques, es un gasto innecesario para las empresas estar constantemente emitiendo cheques, metiéndolos en sobres, y distribuyéndolos a los empleados.

En cambio, un sistema de nómina práctico con funciones de transferencia electrónica de fondos (EFT) puede omitir el rastro literal en papel para enviar los salarios directamente a los empleados. Utilizando los sistemas de la cámara de compensación automatizada (ACH), el software de nómina accede a las redes electrónicas para permitir el depósito directo, depositando fondos directamente en la cuenta que un empleado tiene dentro de una institución financiera.

Las soluciones EFT, agilizan la facturación, la gestión de clientes, la gestión segura de bases de datos y personalizan los informes y la información, al tiempo que ahorran a los empleados un viaje al banco y para las empresas que intentan ser ecológicas, la eliminación de los cheques en papel solo puede beneficiar al medio ambiente.

6. Gestión de Impuestos de Nómina

Uno de los objetivos principales del software de nómina es garantizar que no haya problemas fiscales a la hora de calcular los salarios de los empleados. Para evitar errores que básicamente equivalen a evasión fiscal por parte de la empresa, el software de nómina debe incluir aplicaciones de gestión de impuestos sobre la nómina.

Eliminando por completo el riesgo de sanciones fiscales para una empresa, las aplicaciones de gestión fiscal:

• Crean formularios de impuestos como W4, W2, W3, 940, 941, 944, 1099 y 1099MISCs.

• Retienen fondos y manejar los cálculos de deducciones para los locales, estatales, federales, Seguro Social, Medicare/Medicaid, seguro de desempleo y discapacidad.

• Ofrecen la presentación electrónica de impuestos y el procesamiento electrónico de impuestos de nómina en línea.

Además de crear y completar documentos tributarios de manera precisa y eficiente, las aplicaciones de administración de impuestos sobre la nómina envían los formularios a la agencia correspondiente, automatizando todo el proceso sin supervisión innecesaria.

Desarrollando de Sistemas Robustos

Los sistemas de nómina no solo deben satisfacer las necesidades organizacionales, sino que también hay una gran cantidad de organizaciones que requieren un cumplimiento estricto cuando se trata de información confidencial relacionada con impuestos o seguros.

Para evitar sanciones que drenen los recursos empresariales, al tiempo que facilitan un proceso de nómina eficiente, los sistemas que incluyen funciones como módulos de informes, como los de cumplimiento con la Ley de Atención Médica Asequible (ACA), colocan a las empresas, ya sean pequeñas o grandes, en una posición ventajosa para mantener un buen estatus legal.

El software de nómina requiere integración y certificación por parte del departamento de Trabajo de Estados Unidos (USDOL) y del sistema Intercambio de Datos de Información Estatal (SIDES). Solo los desarrolladores con vasto conocimiento en la industria serán capaces de asegurar este cumplimiento vital.

Si bien ningún sistema de nómina es igual, en cuanto al lado empresarial, encontrar uno que se ajuste a las necesidades de la empresa no debería ser difícil. Un sistema que brinda todas las funcionalidades más recientes y mejores, al tiempo que sigue regulaciones, es el más deseable y útil. Optimizar la nómina para pagar a los empleados puede ser el objetivo final, pero eso no se puede lograr si no se siguen las pautas en el camino.